こんなに一生懸命がんばっているのに、どうして終わらないの？
会社に勤めて数年。
それなりに責任のある仕事も任せてもらえるようになり、後輩にも指導しながら自分の業務をこなす毎日。
徐々に周りの同期や友人が結婚していく中、私は今仕事に集中。
一人で残業をすることも多くなり、なぜかふと泣きそうになる・・・
こんにちは、くりっこです。
私のWEBサイトにお越しいただき、本当にありがとうございます。
先ほどのストーリーを読んで、「やばい、泣きそう」と思った方もいらっしゃるかもしれません。
今回は、仕事を頑張ってるけど泣きそうと感じているあなたの解決策を一緒に考えたいという思いで記事を書きました。
実は、かつて私自身も「仕事が終わらない」と、全く同じような壁にぶつかった経験があります。
私の場合、会社を辞めて新しいことに挑戦する過程で「仕事が終わらない理由」と「解決策」がようやく分かりました。
そして今、その解決策を実践しながら新しい仕事に挑戦しています。
はじめは読み進めるのが少し不安かもしれませんが、仕事が終わらない原因がきっとあるはず。
これから解説する3つのステップを実践すれば、「仕事が終わらない」から一歩前進できます。
ぜひ次へ読んでみてくださいね。
仕事が終わらない原因は“あなたのせい”じゃない
実は、仕事が終わらないのにはちゃんと原因があります。
仕事が終わらない人の特徴
- タスクの優先順位をつけるのが苦手
- 完璧主義
- 時間の見積もりが甘い
- 2つ以上のことを同時進行している
- 疲れやストレスで思考が回らない
仕事が終わらない人ほど、真面目で責任感が強いことが多いです。
やらなければならないことはすべて大切で、すべて早く終わらせなければならない。
言われたからには”満足してもらえる成果”を上げたいので、時間をかけて取り組む。
あれもこれも気になって集中しきれない。
でも、いったん立ち止まってみてください。
- やらなければいけないことは、すべて同じ日に提出しなければいけないですか？
- 上司や取引先などへ、成果を報告するのが遅くなって困った経験はありませんか？
- 同じ時間帯で、いくつの作業をこなしていますか？
解決策のヒントは、この3つに集約されています。
それでは、さっそく「仕事が終わらない」ための3ステップを解説していきます。
ステップ1：仕事が終わらない日々を見える化する
あなたの「やること」を、見える化してみましょう。
ここで、1つだけお願いがあります。
「やること」は、できるだけ細かいタスクに分けて、見える化してみてください。
例）「カレー」
細かく見える化できていない
- カレーをつくる
細かく見える化できている
- お米を研ぐ
- お米を炊く
- 野菜と肉を切る
- 〃 炒める
- 〃 煮込む
- ルーを入れて仕上げる
ここまで細分化してみると、1つのタスクだと思い込んでいるものが、意外とやることが多いと気づけると思います。
あなたの請け負っている「やること」も、実はこのように細かい作業が積み重なっているかもしれません。
さて、ここまで見える化ができたら、その次にぜひ試してもらいたいことがあります。
1日のうち、自分が「何に」「どれだけ」時間を使っているのかを見える化してみてください。
ふだん何気なく過ごしている1日でも、行動を見える化してみると
「こんなことに、こんなに時間を使っていたの？」
と、気づけると思います。
時間を可視化するときに、私がオススメしたいのは「タイムタイマー」です。
本来は、自宅で集中したいときによく使われるグッズなのですが、”時間が見えるだけ”に特化しているからこそ”見えない時間”が見えてきます。
例えば、私は朝起きて身支度をする際にこのタイマーを使ったことがあります。
さっと着替えて化粧をする。
私の中では、10分かからず準備できていると”思い込んで”いたのですが、いざ測ってみると15分かかっていました。
このように、「やることの見える化」と「時間の見える化」をやってみると、1日でこなせるタスクの数とかけられる時間に大きな課題があると気づくことができると思います。
ステップ2：“泣きそう”な気持ちを和らげる時間の使い方
仕事が終わらない不安が焦りに変わり、ふと泣きそうになることもあるかもしれません。
そんな気持ちのまま仕事をしても、なかなか集中できなくて余計に仕事効率も下がってしまいます。
気持ちがざわざわしたときは、いったん一呼吸おいて好きな飲み物や食べものを口にしましょう。
気持ちが落ち着いたら、ちょっとだけ気持ちを前向きにして次のことに挑戦してみてください。
- 25分間 やることを決めて、集中して仕事をする
- 5分間 休憩する
集中している間は、できるだけ他の作業をしないようにしましょう。
25分経ったら、作業が中途半端であったとしてもいったん休憩してください。
中途半端で終わるほど、”早く続きの作業がやりたい”と前向きな気持ちになり、より集中して次の作業に取り組めるとも言われています。
この25分間集中して5分間休憩する手法は、”ポモドーロ・テクニック”と呼ばれています。
この手法を使うときにも、先ほど紹介したタイムタイマーがあると”時間が見える化”するので、さらに集中して取り組めるかもしれません。
終わる時間を決めてから作業すると、ふだんよりも集中して取り組むことができ、そのぶん達成感も高まります。
そして、自分の仕事にぜひ”自信”を持ってください。
ちゃんと一歩ずつ前に進む姿勢、とても素晴らしいことです。
ステップ3：仕事が終わらない習慣から抜け出す仕組みづくり
仕組みづくりと聞いて少し堅苦しく感じるかもしれませんが、難しくはありません。
”がんばらなくても、自然と行動できる状態”づくりをするのがポイントです。
例えば、
朝一にやること
- 前日のメール確認
- 返信できるものはすぐ対応し、時間がかかるものは一次返信だけ送る
昼休憩後にやること
- 後輩の進捗を確認
- 自分の作業に集中（タイマーで見える化）
就業前にやること
- 今日やったタスクの確認
- 明日のタスクを確認
このように、習慣化できそうなものを先にスケジュール化します。
あとは、決めた時間に実行するのみ。
毎日決まった時間に決まったタスクをこなすのが当たり前になると、「やらなければいけない」という焦りの気持ちから解放されます。
逆に、やる気が起きない場合であっても習慣になってしまえば淡々とタスクをこなせるようになります。笑
おさらいになりますが、はじめに投げかけた質問を覚えていますか？
- やらなければいけないことは、すべて同じ日に提出しなければいけないですか？
- 上司や取引先などへ、成果を報告するのが遅くなって困った経験はありませんか？
- 同じ時間帯で、いくつの作業をこなしていますか？
答えは、以下の通りです。
- やることは細かいタスクに分けて、提出日が早いものから順に取り掛かりましょう。
- 自分で調べて自分なりの答えをまとめたら、その時点で上司や取引先へ報告しましょう。
お互いの認識不足がないか確認し、作業します。 - 集中するため、1タスクに限定して取り組む方が意外と効率的です。
これで、感情や疲れに左右されない”仕組みづくり”の完成です。
「がんばらなくても続けられる」は、最強のスキルになります！
やりたいのに終わらない・泣きそうだった私の変化と気づき
私の場合、今回紹介したステップ3つを知ったのは会社員を辞めたあとです。
会社員時代、「今日やることリスト」を前日のうちに書いておくのが私の習慣でした。
しかし、細分化されていないタスクをみて「今日も終わらなかった」と悲しい気持ちに。
今思えば、もっと細かいタスクに分けて仕事に取り組んでいれば、一人きりで悩まずに、もっと周囲に協力をお願いしたりアドバイスをもらって”いい働き方”ができたのかもしれません。
実はつい先日、当時の私のように「やることが終わらない」と悩んでいる前職の先輩とお会いする機会があったので、「タスクの細分化」だけお伝えしてみました。
すると、その次の日に「実際に書き出してみたらすごいタスクの量だったので、いったん会社に相談してみる」と感想が。
このように、「なんとなく知っている」のと「知った上で行動してみる」とでは、とても大きな差が生まれるのだと実感しました。
会社員を辞めたあと、在宅ワークという働き方で自立を目指している私は、「新しいことを学ぶ」ためにこれらの手法を使って毎日コツコツ継続し続けています。
どんなに小さなタスクであっても、「達成」することで自分自身の小さな自信につながっているように感じています。
正直、毎日の生活で”達成できないこと”もあるので、悲しい気持ちや悔しい気持ちになることも数えきれないほど体験しています。
しかし、それでも”小さな変化”は自分自身を救ってくれます。
今すぐでなくてもいいんです。
少しずつ行動すれば、きっとあなたも変わることができます。
あなたの努力は、かならず報われる
仕事を真面目にこなそうと頑張るからこそ、泣きそうになる瞬間もありますよね。
そんなときは無理しないのも大切です。
そして、また一歩踏み出せばいいだけ。
仕事は、いつか必ず終わりがきます。
タスクと時間を見える化して、これまで以上に集中して取り組むきっかけを与えることができればとても嬉しいです。
あなたのこれまでの努力が、きっと報われますように。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
